Wydatki na pracownika a skutki podatkowe

Pracownicy otrzymują od swoich pracodawców nie tylko wynagrodzenie pieniężne. Coraz bardziej popularne stają się różnego typu świadczenia, a także udostępnianie sprzętu służbowego do celów prywatnych a nawet korzystanie z samochodów firmowych do wyjazdów rodzinnych.

Zdaniem organów państwowych zatrudniony w takim przypadku uzyskuje przychód, który należy odpowiednio oskładkować i opodatkować. Ale nie w każdym przypadku.

Możliwość korzystania z samochodu służbowego

Jeżeli pracownik wykorzystuje samochód należący do pracodawcy, ale jedynie w celach służbowych, wówczas nie mamy do czynienia z powstaniem przychodu ze stosunku pracy. Ale już samo udostępnienie przez pracodawcę samochodu do dyspozycji pracownika na cele prywatne jest korzyścią. Nawet w przypadku, gdy samochód stał a pracownik w ogóle z niego nie korzystał. Jeżeli w przedsiębiorstwie pozwolono pracownikom na użytkowanie służbowych samochodów do celów prywatnych, a ci mogą z nich korzystać bez ograniczeń, to uzyskują w ten sposób nieodpłatny przychód związany ze stosunkiem pracy. Nie ważne jest tutaj sposób pozwolenia, może to wynikać z regulaminu, czy z umowy użyczenia.
Firma może posiadać pojazdy własnościowe, może użytkować samochody na podstawie umowy leasingu lub na podstawie umowy najmu. Jeżeli udostępnia je pracownikom do celów prywatnych, wówczas pracownikowi należy naliczyć podatek.


Aby ustalić wysokość przychodu i obliczyć z tego wysokość daniny na rzecz państwa, należy przyjąć ceny:

• stosowane przez przedsiębiorstwa zajmujące się wypożyczaniem samochodów takiej samej marki, którego używa pracownik
  
• stosowane przez przedsiębiorców świadczących usługi najmu samochodu takiej samej marki, którego użyczono pracownikowi
  
• raty leasingu za samochód, z którego korzysta firma na podstawie umowy leasingu, zwiększoną o wszystkie koszty eksploatacji tego pojazdu, jak np. paliwo, OC, przegląd stanu technicznego.
  

Jeżeli to właśnie firma ponosi wydatki korzystania przez jej pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych, to nie może ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Nie są to zakupy związane z uzyskaniem przez firmę przychodu, a jedynie prywatny użytek pracownika niezwiązany z firmą. Firma nie może też zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oddanych do nieodpłatnego używania za te miesiące.

Wynajem mieszkania dla pracowników

Pracownicy, którzy podejmują prace poza siedzibą firmy, często otrzymują do dyspozycji od pracodawcy mieszkanie albo hotel.


Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 updof zwolniona od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł, z zastrzeżeniem kwoty otrzymywanej przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.
Powyższe zwolnienie ma zastosowanie tylko do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4.

Jeżeli bezpłatnie udostępnione mieszkanie jest przeznaczone dla jednego pracownika, to takie świadczenie nie jest objęte zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych. W takiej sytuacji równowartość świadczenia należy doliczyć do przychodów pracownika ze stosunku pracy. Kiedy mieszkanie jest udostępnione więcej niż jednemu pracownikowi, w pierwszej kolejności należy ustalić jednostkową wartość tego świadczenia.


Wydatki wiązane z najmem mieszkania służbowego, będą stanowić koszty uzyskania przychodów pracodawcy.

Zakup ubrań służbowych

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić odzież roboczą swoim pracownikom, w przypadkach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu
  
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
  

Jeśli pracodawca został zobligowany przez prawo do udostępnienia pracownikowi ubrań służbowych i pracownik otrzymuje takie świadczenie bezpłatnie, to nie stanowi to dla niego korzyści ze stosunku pracy.
Co więcej, wydatki zakładu pracy na pracownika związane z zakupem ubrań i obuwia można bez problemu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.


Inaczej się ma sprawa, jeżeli obowiązek zapewnienia ubrań nie wynika z przepisów prawa. W takich przypadkach stosuje się zasady ogólne, czyli powiązanie wydatku na pracownika z osiągnięciem przychodu. W przypadku odzieży, powinna zawierać elementy, które powodują, że utraciła ona charakter osobisty.