Potwierdzenie korekty - najważniejsze informacje

Zdarza się, że w dokumentach potwierdzających dokonanie transakcji odkryje się błąd, nabywca otrzyma rabat od kontrahenta albo dojdzie do reklamacji. Taką sytuację rzeczywistą należy skorygować w dokumentach za pomocą faktury korygującej. Korekta sporządzona i co dalej? Każda ze stron musi posiadać te same dane, w związku z tym po wystawieniu korekty należy przekazać ją kontrahentowi.

Kiedy wymagane jest potwierdzenie?

Kiedy dokument obniża podstawę opodatkowania i wysokość podatku należnego, wówczas przepisy nakazują posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Aby podatnik mógł zaksięgować daną fakturę, musi spełnić warunek z art. 29a, ust. 13 ustawy o VAT, który mówi "obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano".

Kiedy nie trzeba potwierdzenia?

Żadne przepisy nie wymagają posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, która zwiększa podstawę opodatkowania. W związku z tym przedsiębiorca ma w tym zakresie wolną rękę. Zalecane jest jednak przez prawników, by takie potwierdzenie jednak uzyskać. Pozwoli to w przyszłości na przykład ściągnąć należności od kontrahenta.
W przepisach wyszczególniono także inne przypadki, kiedy nie trzeba posiadać potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Mówi o tym art. 29a ust. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do takich transakcji należą:

    •  eksport towarów
    •  wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
    •  dostawa towarów i świadczenie usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju
    •   sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy.

Co zrobić, gdy nie mamy potwierdzenia odbioru faktury korygującej?

Brak potwierdzenia odbioru faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania oraz należny podatek jest możliwy w szczególnych przypadkach. Organy skarbowe zezwalają na księgowanie faktury korygującej, w sytuacji gdy sprzedawca nie ma kontaktu ze swoim kontrahentem a jednocześnie wszystkie wykorzystane sposoby doręczenia tego dokumentu nie były skuteczne.
Jednak przed zaksięgowaniem, przedsiębiorca powinien udokumentować wszystkie próby doręczenia tej faktury, czyli zebrać druki, pokwitowania, zwrotki czy pisma. Są one potrzebne do uzasadnienia obniżenia kwoty podatku należnego. Co więcej, to do przedsiębiorcy należy też udowodnienie, że usługobiorca lub nabywca towaru wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Taką fakturę zaksięgować można nie wcześniej niż za okres, w którym zostały spełnione wyżej opisane warunki. Potwierdza to indywidualna interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 11 lutego 2015 r. (IPTPP4/443-822/14-4/BM):
„ gdy w wyjątkowych sytuacjach, tj. gdy nabywca nie odbiera korespondencji, wnioskodawca mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej nie będzie posiadał potwierdzenia odbioru faktury korygującej, jednakże z posiadanej dokumentacji wynikać będzie, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podstawy opodatkowania i/lub podatku należnego".