Czy proforma jest podstawą zapisu księgowego?

Przedsiębiorca od każdej sprzedaży ma obowiązek naliczyć podatek VAT, na podstawie dokumentu sprzedaży. Pomimo że ustawa o vat wymienia dane, które powinna zawierać faktura, to wątpliwości wywołuje otrzymanie dokumentu niebędącego fakturą a posiadający wszelkie ustawowe elementy.

Co to jest faktura pro-forma?

Faktura pro-forma w znacznym stopniu przypomina zwykłą fakturę. Zawiera podobną treść, a poza tym różni się nazwą. Najczęściej stosuje się wyrażenie „pro-forma”. W ustawie o VAT ani w innych pomocniczych rozporządzeniach nie występuje definicja tego typu dokumentu, więc nie ma określonych elementów. Faktura pro-forma ma charakter informacyjny i określa jedynie szczegółowe dane dotyczące transakcji oraz kwotę przyszłej należności. Pełni funkcję wezwania do zapłaty, zaprezentowania oferty handlowej czy też propozycji ostatecznej faktury. Nie jest więc dokumentem księgowym, bo nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego. W związku z tym nie rodzi skutków podatkowych u podatnika. Dzięki fakturze pro-forma kontrahent może szczegółowo przeanalizować proponowaną ofertę, ale nie musi się na nią zgodzić. Jeśli określona kwota zostanie zaakceptowana i zapłacona, wówczas należy wystawić właściwą fakturę.

Wątpliwości dotyczące obowiązku podatkowego

Przedsiębiorcy Wiele wątpliwości może budzić kwestia, czy faktura pro forma powinna być uznana za dowód księgowy.

W ustawie o VAT w art. 106e ust. 1 zostały wymienione elementy, jakie powinna zawierać faktura VAT. W uaktualnionym akcie prawnym, ustawodawca zaniósł obowiązek oznaczania faktur wyrazami "Faktura". Ta nowelizacja wzbudziła niepokój wśród przedsiębiorców, gdyż od tej pory za fakturę mógł być uznany każdy dokument zawierający wymagane dane. W związku z tym rodziły się obawy, czy kontrolerzy z państwowych instytucji będą wymagać zapłaty podatku VAT z pro formy. Jednak organy skarbowe oznajmiły, że faktura pro forma nie spełnia definicji dowodu księgowego, wobec czego nie jest podstawą zapisu w księgach rachunkowych jednostki.

Stanowisko Ministra Finansów

Ponieważ wśród przedsiębiorców pojawiały się niejasności związane z fakturami pro-forma, w związku z tym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów zostało wydane wyjaśnienie w tej sprawie:

"Dokument nazywany fakturą pro forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami „pro forma” powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT."