Przejęcie klienta w biurze rachunkowym

Fundacja bądź stowarzyszenie chce przenieść księgowość do nowego biura od początku roku. Poprzednie biuro rachunkowe robi problemy z wydaniem dokumentów za poprzednie lata, nie przekazuje też planu kont ani polityki rachunkowości. W bieżącym roku nie wykonano żadnego księgowania, a już kończy się pierwsze półrocze. Co można zrobić w takiej sytuacji?

Po co zmieniać księgową?

Jeżeli przedsiębiorca  ma podejrzenie, że jego obecne biuro rachunkowe prowadzi nierzetelnie księgowość lub ma problem z uzyskaniem informacji dotyczących stanu finansowego firmy albo brakuje zaangażowania pracownikom biura w optymalizację przychodów i doradztwa, najwyższy czas na zmianę.  Co więcej właściciel ma prawo zapoznawać się na bieżąco z dokumentacją i wynikami finansowymi. Jeśli napotyka na opór z drugiej strony, nie warto dłużej współpracować z tym biurem, gdyż nieobowiązkowy partner naraża biznes na straty i niepotrzebne kary w przypadku kontroli.

Najlepszy czas na zmianę?

Niewątpliwie najlepszym czasem na zmianę biura rachunkowego jest koniec okresu rozliczeniowego. Trzeba się liczyć z tym, że nowi księgowi potrzebują kilka dni, by zapoznać się z dokumentacją, sposobem prowadzenia księgowości, wprowadzenie zmian i aktualizacji polityki rachunkowości. Innymi słowy, by dostosować dokumenty pod własne praktyki. Dobre biuro rachunkowe powinno także przeprowadzić kontrolę w dokumentacji za poprzednie okresy rozliczeniowe i nanieść odpowiednie korekty. Przedsiębiorca powinien natomiast zadbać o odwołanie pełnomocnictw oraz o powiadomić Urząd Skarbowy o zmianie biura rachunkowego i miejscu przechowywania dokumentów na formularzu CEiDG.

Przekazanie dokumentacji

Biuro rachunkowe musi zwrócić oryginały wszystkich przekazanych dokumentów przez przedsiębiorcę, czyli:

• faktury
• rachunki
• umowy
• potwierdzenia zapłaty należności
• wyciągi bankowe
• wszystkie inne przekazane dokumenty

Biuro rachunkowe obowiązkowo przekazuje też wszystkie sporządzone w imieniu przedsiębiorcy dokumentów,  w szczególności:

• księgi podatkowe
• rejestry zakupu i sprzedaży
• ewidencję faktur kosztowych i sprzedażowych
• ewidencję środków trwałych oraz WNiP
• ewidencję wyposażenia,
• deklaracje rozliczeniowe  z ZUS
• deklaracje podatkowe z US
• dokumentację kadrową i płacową
• ewidencję przebiegu pojazdów
• inne ewidencje i dokumenty

Niektóre firmy nie robią problemu i przekazują wszystkie dokumenty następcy. Co w przypadku kiedy biuro nie chce wydać dokumentacji za poprzednie lata? Dokumenty są własnością firmy, nie mogą być przetrzymywane bezprawnie przez żadne biuro rachunkowe. Nawet jeśli umowa ma taki zapis że nie zostaną one wydane bez uregulowania należności to jest to nieważne. 

Wszystkie wydruki natomiast są własnością biura, nawet dzienniki jeśli biuro ma taką adnotację w umowie. Wiadomo, że bez obrotówki czy dzienników ciężko stwierdzić co znajduje się w księgach. Jednak w ustawie jest zapis, że księgi muszą być wydrukowane na koniec okresu. Wiec biuro rachunkowe powinno dać wydruki, choćby w pdfie.

Najlepszym wyjściem jest stworzyć nową politykę rachunkowości albo zaktualizować jeśli zostanie przekazana i plan kont. To jest sytuacja prawie idealna, ponieważ księgowi pracują swoim sposobem.

Jak przenieść salda jeśli zmienia się plan kont? 

Tu nie ma się nad czym zastanawiać. Jak przenosi się salda, to zmienia się tylko ewentualnie cyfrę i nazewnictwo. Wystarczy utworzyć nowy plan kont i dostosować do tego co było.